简   述

 

    本报告为2007-2008年中国大陆地区商业办公环境风险管理年度报告。

 

    随着市场经济的发展和商业竞争的日益加剧，企业的办公安全已经不再仅仅局限于传统意义上的防火、防盗等领域，各种新型的风险，如办公设备的泄密风险、办公地点的选址风险、网络安全风险等，正严重威胁着企业的正常经营管理，并可能给企业造成巨大的损失。如何防范此类风险，已经成为当前任何企业都无法回避的问题。

 

    本报告以“办公安全”的全新概念为出发点，分别从“硬环境”和“软环境”两方面入手，分析了企业在办公地点的选择、办公设备的使用、企业管理制度的拟定以及企业文化的建设等各个方面所存在的风险，通过详实的案例解说，结合理论的分析为企业指出了办公环境中存在的各种风险。无论您是面临办公安全风险的企业，还是为客户提供问题解决方案的服务机构，都可以通过本报告一窥问题实质，并结合企业自身情况制定出个性化方案，取得良好的控制效果。

 

    我们多年的研究分析成果，是企业防范办公安全风险的参考书。SBCS即刻为您提供一个安全、放心的办公环境！

 

 

    避免不法侵害带来的各种威胁，杜绝因商业窃听、机密泄漏等造成的损失

    提升办公环境安全水平

 

 

    一、报告背景

    《中国大陆地区商业办公环境风险管理报告》（以下简称“本报告”）以中国大陆地区企业办公环境所面临的风险为研究对象，通过对普遍现象、典型案例、相关数据及信息的分析，讨论此类风险的存在环节；根据企业办公环境风险形成的规律，结合相关企业风险管理的成功经验，特别是斯缔尔商业风险控制系统服务的实际效果，向企业提供应对办公环境风险的相关方法、方案及措施。

 

    二、概念及定义

    本报告所使用的相关称谓、术语等，以下述概念及定义为准。

    1、办公环境

    本报告所指“办公环境”，意指与工作相关的环境，即指工作区域周围的所有事物及其状态、影响，包括办公室内部环境，如办公设备（电话、电脑、复印机、打印机等）、电话系统、网络系统、办公室人员、企业文化，以及办公室外部环境，如办公室所在大厦或写字楼的情况及周边环境等。

 

    2、“硬环境”风险

    本报告所指“硬环境”风险，意指由办公室内的办公设备给企业带来的风险，包括办公室内遭遇的窃听、窃视风险、办公设备的泄密风险、网络安全风险等。

 

    3、“软环境”风险

    本报告所指“软环境”风险，意指由员工行为、管理制度及企业文化不完善给企业带来的风险。包括在职员工的泄密和破坏风险，以及员工之间的非工作关系给企业带来的风险。

 

    4、风险防范预案

    本报告所指“风险防范预案”，意指企业为避免办公环境风险的发生，可采取的有效预防措施和方案。

 

    5、风险控制方法

    本报告所指“风险控制方法”，意指当企业发生办公环境风险时，所应采取的补救办法，以尽量减小风险给企业带来的危害。

 

前  言 1

 

办公环境是指办公区域周围所有的事物及其状态，既包括了办公室内的所有事物，也包括了办公室周围的环境。安全的办公环境不仅要确保办公区域内的安全，还应充分考虑到办公室的周边环境可能对办公安全产生的影响甚至威胁，如办公地点周边环境给办公安全带来的风险。

第一节 办公环境安全概述    2

一、办公环境的概念    2

二、什么是安全的办公环境    2

第二节 国内办公环境安全现状    4

 

企业的内部办公环境风险，指的是办公室内的所有事物对办公环境安全可能带来的威胁。它具体可分为硬环境和软环境两个方面。硬环境风险主要指办公室内的办公设备可能给企业带来的风险；而软环境风险主要指由企业员工不良行为和关系，以及企业文化的缺失给企业办公环境造成的危害。

第一节 企业内部硬环境存在的风险    6

一、办公室内的“窃听、窃视”风险    6

二、办公设备泄密的各种具体表现形式  10

三、企业网络泄密的各种具体表现形式    12

第二节 企业内部软环境存在的风险    15

一、在职员工泄密的表现形式    15

二、在职员工破坏行为的表现形式    19

三、由员工非工作关系引发的危机形式    21

 

现代企业办公选址已经不仅仅是找一个遮风避雨的场所那么简单，而是关系到企业

发展及每一个员工工作环境的重大课题。因此，一个好的办公地点，在提供给企业员工一个安全的办公环境，提高其工作效率的同时，也给企业的发展注入更多稳定性的因素。

第一节 办公场所选择不当给企业带来的危害    26

一、硬件设施带来的风险    26

二、软件设施带来的风险    27

第二节 商圈办公给企业办公环境带来的风险    30

 当前，企业群体集中化的趋势日益明显，企业在选择办公地点时往往倾向于与同行业或存在密切关系的企业为邻，从而形成了一定的“商圈”。以北京为例，金融企业可能将办公室设立在金融街；IT企业可能会青睐中关村；贸易公司、广告公司则可能会选择CBD。这种集中给企业带来群体规模优势的同时也埋下了一定的风险隐患。

第三节 不可控因素给企业办公环境带来的风险     31

企业在经营管理的过程中除了会遇到各种可控风险外，还可能遭遇到来自外部的不可控制的风险，如国家相关政策的调整、政府行为的实施等。倘若企业对此类风险没有予以充分的重视，在选择办公地点时没有综合考量可能存在的隐患，将有可能给企业的发展带来巨大的危害。

 

一、竞争对手对企业商业秘密的窃取    32

二、员工缺乏安全防范意识    32

三、公司领导对办公安全问题没有足够重视    32

四、招聘时缺乏对员工的了解    32

五、管理者与员工之间缺乏沟通    33

六、缺乏好的企业文化    33

 

我们一直提倡建立事前防范机制，因为我们对不同阶段风险的可控制性有一个统计，那就是：事前控制100%；事中控制85%；事后控制15%。由此可见，在风险控制问题上，预防比补救有效得多，这也是将企业损失控制在最小范围内的最有效措施。

第一节 防范企业内部环境风险的整体预案    34

一、建立办公室安全保障体系的方法    34

二、建设优秀企业文化的方法    37

三、建立员工职业道德风险评估机制的措施     39

第二节 防范企业外部环境风险的预案    42

一、对办公区域周围环境的考察    42

二、对当地政府政策的考察    42

三、对物业公司的考察    42

四、对办公楼内企业的考察    43

 

风险的发生往往是不可避免的，没有任何企业能够保证与风险的完全“绝缘”。因此，当风险已经发生时，企业除了要反思存在的不足，完善防范制度以外，更需要及时采取措施将风险控制在一定的程度内，减小风险可能带来的损失。

第一节 控制企业内部硬环境风险的方法    44

第二节 控制企业内部软环境风险的方法    48